INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Privacy Policy — GaraSmart
Resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) — Versione 1.0 del 17 giugno 2026
1. Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è Kore Sistemi Innovativi S.r.l.s., P.IVA 18596791006, con sede legale in Via dei Frassini 155, 00172 Roma (RM), Italia (di seguito «GaraSmart» o «Titolare»). Per qualsiasi richiesta in materia di protezione dei dati: privacy@garasmart.it.
L'eventuale Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), ove nominato, è contattabile al medesimo indirizzo.
2. Categorie di dati trattati
| Categoria | Esempi |
|---|---|
| Dati di registrazione/account | Nome, cognome, email, password (cifrata), ruolo utente |
| Dati dell'azienda utente | Ragione sociale, P.IVA, sede, recapiti, dati commerciali |
| Dati di contatto per notifiche | Indirizzo email e numero di telefono per avvisi e promemoria scadenze |
| Contenuti caricati | Capitolati, bandi, offerte, preventivi, listini, anagrafiche di clienti e fornitori dell'utente (possono contenere dati personali di terzi) |
| Dati di utilizzo | Log di accesso e di attività, indirizzo IP, metriche di utilizzo, dati tecnici del dispositivo |
| Dati di fatturazione/pagamento | Dati per la fattura elettronica. NB: attualmente non è integrato alcun processore di pagamento; con la futura attivazione di Stripe i dati di pagamento saranno gestiti e tokenizzati direttamente da Stripe (il Titolare non memorizza i dati delle carte) |
3. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica (art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Erogazione del servizio e gestione dell'account | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Elaborazione AI dei documenti caricati per le funzionalità richieste | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Fatturazione e adempimenti fiscali/contabili | Obbligo legale (art. 6.1.c) |
| Sicurezza, prevenzione abusi, log e miglioramento del servizio | Legittimo interesse (art. 6.1.f) |
| Statistiche di utilizzo tramite cookie analitici | Consenso (art. 6.1.a), salvo cookie tecnici |
| Comunicazioni commerciali / newsletter | Consenso esplicito e revocabile (art. 6.1.a) |
4. Intelligenza artificiale e fornitori terzi (informazione trasparente)
Per fornire le funzionalità di analisi e generazione documentale, i contenuti caricati dall'utente — che possono includere dati personali — vengono trasmessi e processati da fornitori terzi di servizi di intelligenza artificiale e cloud. Tali fornitori agiscono quali responsabili del trattamento e sono vincolati da appositi accordi (DPA). I principali sono:
| Fornitore | Servizio | Sede / Trasferimento |
|---|---|---|
| Google Ireland Ltd / Google LLC | Firebase (Auth, Firestore, Storage, Hosting, Functions), Firebase Analytics, Gemini AI, Document AI | USA — SCC |
| OpenAI, L.L.C. | Modelli linguistici per analisi/generazione testo | USA — SCC |
| Anthropic, PBC | Modelli linguistici (Claude) per analisi/generazione testo | USA — SCC |
| Microsoft Corporation | Azure AI Document Intelligence (lettura documenti) | UE/USA — SCC |
| Twilio Inc. | Invio notifiche SMS | USA — SCC |
| Google (Gmail/Workspace) | Invio email transazionali (SMTP) | USA — SCC |
| Aruba S.p.A. | Servizi di firma digitale (ove utilizzata) | Italia (UE) |
| Stripe, Inc. (previsto) | Gestione pagamenti — in fase di integrazione, non ancora attivo | USA — SCC |
L'elenco aggiornato dei responsabili esterni è disponibile su richiesta scrivendo a privacy@garasmart.it.
5. Luogo del trattamento e trasferimenti extra-UE
L'infrastruttura di archiviazione primaria (Firestore/Storage) è attualmente configurata in regione Stati Uniti (us-central). Inoltre alcuni fornitori AI ed email hanno sede negli Stati Uniti. Pertanto si verifica un trasferimento di dati personali verso Paesi terzi. Tali trasferimenti avvengono in presenza di garanzie adeguate ai sensi dell'art. 46 GDPR, in particolare le Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea, ed eventuali misure supplementari. Copia delle garanzie è ottenibile contattando il Titolare.
6. Periodi di conservazione
| Dato | Conservazione |
|---|---|
| Dati account e contenuti | Per la durata del contratto e fino a 30 giorni dopo la cessazione |
| Backup | Fino a 90 giorni dalla cancellazione, poi eliminazione |
| Log di sistema | Fino a 12 mesi |
| Dati fiscali/fatturazione | 10 anni (obbligo di legge) |
| Richieste di cancellazione | Evase entro 30 giorni |
7. Diritti dell'interessato
L'interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti di cui agli artt. 15-22 GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e revoca del consenso (senza pregiudizio per i trattamenti già effettuati). Le richieste vanno inviate a privacy@garasmart.it e sono evase entro 30 giorni. L'interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
8. Processo decisionale automatizzato
Le funzionalità di scoring e di analisi AI costituiscono un supporto alla decisione. Non vengono adottate decisioni esclusivamente automatizzate che producano effetti giuridici o significativi sull'interessato ai sensi dell'art. 22 GDPR: l'output dell'AI è sempre soggetto a verifica e validazione umana da parte dell'utente.
9. Cookie e strumenti di analisi
La piattaforma utilizza cookie tecnici necessari al funzionamento e, previo consenso, cookie/strumenti analitici (Firebase Analytics) per statistiche di utilizzo. Il consenso può essere gestito tramite l'apposito banner. Per il dettaglio si rinvia alla Cookie Policy.
10. Doppio ruolo: dati di terzi caricati dall'utente
Quando l'utente carica nella piattaforma documenti o anagrafiche contenenti dati personali di soggetti terzi (es. propri clienti, fornitori, persone fisiche indicate nei documenti di gara), l'utente agisce quale Titolare autonomo di tali dati e GaraSmart opera quale Responsabile del trattamento per suo conto, secondo l'Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA) ex art. 28 GDPR allegato ai termini contrattuali. L'utente garantisce di disporre di idonea base giuridica per il caricamento di tali dati.
11. Sicurezza
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate (cifratura in transito tramite TLS, cifratura a riposo, controllo accessi basato su ruoli, password gestite da Firebase Authentication con algoritmo scrypt, logging e monitoraggio). Le misure di dettaglio sono descritte nella Politica di Sicurezza e GDPR interna.
12. Modifiche
La presente informativa può essere aggiornata. Le modifiche sostanziali saranno comunicate tramite la piattaforma o via email. Si invita a consultare periodicamente la versione vigente.
Contatti privacy: privacy@garasmart.it — Kore Sistemi Innovativi S.r.l.s., Via dei Frassini 155, 00172 Roma (RM), Italia.
